Respuesta breve: Asigne a cada equipo rastreable un identificador hospitalario único, conserve el número de serie del fabricante en otro campo y vincule la etiqueta física con un registro actualizado. Un código de barras o QR solo resulta útil si el personal mantiene los datos al día.

Decidir qué equipos se etiquetan

Empiece por la política de inventario del hospital. Incluya los equipos reutilizables cuya ubicación, mantenimiento, garantía, seguridad o sustitución deban seguirse. Defina cómo registrar préstamos, donaciones, accesorios y equipos compartidos entre departamentos. No asigne un único identificador a todo un envío si cada unidad necesita su propio historial.

La Organización Mundial de la Salud sitúa el inventario dentro del ciclo de vida del dispositivo, después de la recepción y antes del mantenimiento y la retirada. Su guía de 2025 sobre inventario y mantenimiento ofrece un marco general.

Usar un identificador estable

Cree un número de activo corto y único que permanezca igual cuando se traslade el equipo. Guarde por separado fabricante, modelo y número de serie. Este último facilita retiradas del mercado y conversaciones con el proveedor; el identificador hospitalario conecta órdenes de trabajo, traslados y auditorías. Evite incluir el departamento en el número si el equipo puede cambiar de lugar.

Coloque la etiqueta donde se pueda escanear sin tapar controles, ventilación, advertencias o la placa del fabricante. Consulte las instrucciones de limpieza y seguridad antes de elegir material y adhesivo.

Registrar los campos esenciales

Al dar de alta el equipo, anote identificador, tipo, fabricante, modelo, número de serie, ubicación, departamento responsable, origen de adquisición, fecha de aceptación o instalación, fin de garantía, estado operativo y responsable de mantenimiento. Añada versión de software y referencias de inspección cuando corresponda. Vincule documentos de compra y recepción al registro.

La guía de la OMS sobre sistemas informatizados de mantenimiento describe estos tipos de campos. La selección concreta debe ajustarse a las normas locales y al trabajo del hospital.

Incorporar el escaneo a la entrega interna

Al recibir el equipo, compare el dispositivo y su número de serie con el pedido y los documentos de recepción. Cree el registro, fije la etiqueta y añada la puesta en marcha y ubicación clínica definitiva cuando se completen esas etapas. Un equipo en cuarentena o pendiente de inspección debe quedar fuera de la lista de equipos disponibles. Cada traslado debe actualizar el mismo registro.

El registro también ayuda a relacionar el equipo con piezas compatibles. Consulte nuestra guía de planificación de repuestos médicos para decidir qué almacenar y cómo considerar los plazos de suministro.

Auditar el registro, más allá de la etiqueta

Haga comprobaciones periódicas: escanee la etiqueta, confirme el número de serie y la ubicación, y compare el estado registrado con el dispositivo. Corrija etiquetas perdidas, duplicados, bajas sin registrar y traslados omitidos. Controle quién puede editar el inventario y conserve el historial de cambios. La meta es un registro fiable para mantenimiento, retiradas, presupuesto y sustitución.