Réponse rapide : Attribuez à chaque appareil suivi un identifiant hospitalier unique, conservez le numéro de série du fabricant dans un champ distinct et reliez l’étiquette physique à une fiche d’inventaire tenue à jour. Un code-barres ou un code QR n’est utile que si la fiche est réellement actualisée.

Définir les appareils à étiqueter

Commencez par la politique d’inventaire de l’hôpital. Incluez les équipements réutilisables dont il faut suivre l’emplacement, la maintenance, la garantie, la sécurité ou le remplacement. Précisez le traitement des prêts, des dons, des accessoires et des appareils partagés entre départements. Ne donnez pas un seul identifiant à tout un lot lorsque chaque appareil exige son propre historique.

Pour l’Organisation mondiale de la Santé, l’inventaire fait partie du cycle de vie des dispositifs médicaux entre la réception, la maintenance et le retrait. Son guide de 2025 sur les systèmes d’inventaire et de maintenance présente ce cadre général.

Choisir un identifiant stable

Créez un numéro d’actif court et unique qui reste inchangé lorsque l’appareil change de lieu. Enregistrez séparément le fabricant, le modèle et le numéro de série. Ce dernier facilite les rappels et les échanges avec le fournisseur ; l’identifiant hospitalier relie les interventions, les transferts et les audits. Évitez d’inscrire le nom d’un département dans le numéro si l’appareil peut être déplacé.

Placez l’étiquette à un endroit accessible au scanner, sans masquer commandes, orifices, avertissements ou plaque du fabricant. Vérifiez les consignes de nettoyage et de sécurité avant de choisir le matériau et l’adhésif.

Renseigner les champs essentiels

À l’enregistrement, notez l’identifiant, le type d’appareil, le fabricant, le modèle, le numéro de série, l’emplacement, le département responsable, la source d’acquisition, la date d’acceptation ou d’installation, la fin de garantie, l’état de fonctionnement et le responsable de maintenance. Ajoutez, si nécessaire, la version logicielle et les références d’inspection. Joignez les documents d’achat et de réception à la fiche.

Le guide de l’OMS sur les systèmes informatisés de maintenance décrit ce type de champs. Leur choix précis dépend des règles locales et des méthodes de l’hôpital.

Intégrer le scan à la remise en exploitation

À la livraison, comparez l’appareil et son numéro de série à la commande et aux documents de réception. Créez la fiche, apposez l’étiquette, puis indiquez la mise en exploitation et l’emplacement clinique définitif une fois ces étapes terminées. Un appareil en quarantaine ou en attente d’inspection ne doit pas apparaître comme disponible. Chaque transfert doit mettre à jour la même fiche.

Ces fiches facilitent aussi l’association entre appareil et composants compatibles. Notre guide de planification des pièces de rechange traite séparément des stocks et des délais d’approvisionnement.

Auditer la fiche, pas seulement l’étiquette

Effectuez des contrôles ponctuels : scannez l’étiquette, confirmez le numéro de série et l’emplacement, puis comparez l’état affiché à l’appareil. Corrigez les étiquettes manquantes, doublons, retraits non enregistrés et transferts oubliés. Limitez les droits de modification et gardez l’historique des changements. L’objectif est un registre fiable pour la maintenance, les rappels, le budget et le remplacement.