Réponse rapide : Un prêt temporaire ne dispense pas de contrôler un dispositif médical. Convenez des conditions, inspectez et enregistrez l’appareil précis, autorisez son utilisation après les vérifications requises, suivez son emplacement et les contacts techniques, puis documentez le nettoyage et l’état avant le retour. Les instruments spécialisés peuvent exiger des étapes de retraitement supplémentaires.

Définir le prêt avant la livraison

Notez l’objectif clinique, les dates de début et de retour, les coordonnées du fournisseur, la responsabilité du transport, les accessoires et consommables inclus, la maintenance couverte et la prise en charge des dommages ou pertes. Vérifiez que le modèle convient au lieu prévu : alimentation, réseau et espace. Prévoyez une procédure en cas de panne urgente et la disponibilité éventuelle d’un appareil de remplacement.

Un accord écrit évite qu’un prêt devienne une installation permanente sans suivi. Désignez un responsable à l’hôpital et chez le fournisseur pour la réception, la formation, les interventions et la restitution.

Inspecter l’appareil reçu

Vérifiez l’emballage, puis comparez modèle, numéro de série et accessoires au bordereau. Photographiez toute différence avant de signer. L’ingénierie biomédicale réalise les contrôles de réception, de performance et de sécurité appropriés ; l’appareil ne doit être utilisé en clinique qu’après leur clôture. Examinez aussi les manuels, la version logicielle, les consignes de nettoyage et les alarmes si nécessaire.

Le guide de l’OMS sur la maintenance des équipements médicaux propose une politique type d’inspection initiale incluant le matériel donné ou prêté. Pour les dommages de transport, consultez notre liste de contrôle à la réception des équipements.

Créer une fiche d’inventaire temporaire

Reliez le numéro de série du fournisseur à un identifiant local unique. Notez l’emplacement, le département responsable, la durée du prêt, le résultat de l’inspection, les coordonnées du technicien, l’état de nettoyage et la date de retour prévue. Indiquez clairement que l’appareil appartient au fournisseur. Actualisez la même fiche lors des déplacements. Enregistrez la formation et les droits d’accès avant la première utilisation.

Le guide de l’OMS de 2025 sur l’inventaire relie inspection, inventaire, formation et maintenance. Une fiche temporaire rend ces étapes visibles même si l’hôpital ne possède pas l’appareil.

Gérer les pannes et les données pendant le prêt

Indiquez au personnel où signaler une panne et quel technicien du fournisseur peut intervenir. Retirez un appareil dangereux de l’usage, documentez l’incident et convenez d’une réparation ou d’un remplacement avant toute reprise. Si l’appareil conserve des images, des identifiants de patients ou des paramètres réseau, fixez à l’avance les règles de conservation, d’accès et d’effacement. Respectez la politique de confidentialité de l’hôpital et les consignes du fabricant.

Clore le retour par une vérification conjointe

Comparez appareil, sondes, câbles, batteries, mallette, manuels et accessoires à la liste de réception. Nettoyez ou retraitez les composants réutilisables selon leurs instructions et la prévention des infections de l’hôpital. Consignez l’état, les pannes encore présentes et l’effacement des données, puis faites confirmer la réception par le fournisseur. Clôturez la fiche temporaire et conservez la preuve de remise selon les règles internes.